Política de tratamiento de datos personales

Responsable del tratamiento: Colegio de Educación Técnica y Académica Célestin Freinet, en adelante “el Colegio” o “Colegio Célestin Freinet”.
Domicilio: Calle 136 # 136-12, Bogotá D.C., Colombia (Sede Administrativa). Sedes: Sede Norte (Km 6 vía Suba-Cota, vereda Chorrillos), Sede Bilingüe (Km 7 vía Suba-Cota, vereda Chorrillos) y Ciudad Verde (Carrera 31 # 17-201, Soacha, Cundinamarca).
Teléfono: 601 743 7661
Sitio web: https://celestinfreinet.edu.co

1. Objeto y alcance

Esta política establece cómo el Colegio recoge, usa, almacena, circula y suprime los datos personales de aspirantes, estudiantes, acudientes y familias, personas que nos contactan por el sitio web o por otros canales, y visitantes de nuestras sedes. Aplica a todas las sedes del Colegio y a todos sus colaboradores y encargados del tratamiento.

2. Marco legal

Artículos 15 y 20 de la Constitución Política; Ley 1581 de 2012; Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015; Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional; Ley 1098 de 2006 (Código de la Infancia y la Adolescencia) en cuanto a la prevalencia de los derechos de niños, niñas y adolescentes; y las demás normas que las modifiquen o complementen. La autoridad de protección de datos en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3. Definiciones

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (por ejemplo, salud, origen étnico, creencias religiosas, datos biométricos).
• Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento. En el caso de niños, niñas y adolescentes, sus derechos los ejercen sus representantes legales.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable: el Colegio, que decide sobre las bases de datos y su tratamiento.
• Encargado: quien realiza el tratamiento por cuenta del Colegio (por ejemplo, un proveedor tecnológico).
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento.

4. Principios

El Colegio aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

5. Datos que tratamos y sus titulares

El Colegio no solicita datos sensibles por los formularios del sitio web. Los datos de salud y otros datos sensibles que se requieran durante el proceso de matrícula se recogen por separado, con autorización explícita y solo en lo estrictamente necesario para el cuidado del estudiante.

6. Datos de niños, niñas y adolescentes

El Colegio trata datos de menores de edad respetando sus derechos prevalentes, su interés superior y, según su madurez, su opinión (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 12 del Decreto 1377 de 2013). La autorización la otorga el padre, la madre o el representante legal. Los datos de los estudiantes se usan únicamente para fines educativos, administrativos, de seguridad y de cumplimiento legal; no se usan con fines comerciales ni se entregan a terceros para ese fin.

7. Finalidades del tratamiento

1. Atender solicitudes de información, visitas, inscripciones a Open Day y procesos de admisión y matrícula.
2. Gestionar la relación académica y administrativa con estudiantes y familias: matrícula, plataforma académica, comunicaciones institucionales, pagos y cartera, transporte, restaurante y uniformes.
3. Responder peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS).
4. Enviar información sobre la oferta educativa, eventos y novedades del Colegio a quienes lo autoricen, con la posibilidad de retirar esa autorización en cualquier momento.
5. Garantizar la seguridad de las personas y de las instalaciones mediante registro de ingreso y videovigilancia, con aviso en cada sede.
6. Cumplir obligaciones legales ante autoridades educativas y de control (por ejemplo, reportes al Ministerio de Educación Nacional y a la Secretaría de Educación).
7. Medir el uso del sitio web para mejorarlo, mediante cookies y herramientas de analítica, solo con el consentimiento del usuario.
8. Publicar fotografías o videos de actividades escolares en el sitio web y en redes sociales, únicamente con autorización previa, específica y por escrito del representante legal del estudiante.

8. Cómo obtenemos la autorización

La autorización se obtiene antes del tratamiento, de forma previa, expresa e informada, por medio de la casilla de aceptación de los formularios del sitio web, de formatos físicos o digitales firmados en el proceso de admisión y matrícula, o por cualquier otro medio que permita conservar prueba de ella. El Colegio conserva la prueba de la autorización (fecha, hora y medio) y la entrega al titular cuando la solicite. No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, por ejemplo cuando una autoridad pública la solicita en ejercicio de sus funciones legales.

9. Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular, o su representante legal en el caso de menores de edad, tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
3. Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
5. Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

10. Procedimiento para consultas y reclamos

Canal: el formulario de PQRS del sitio web (celestinfreinet.edu.co/pqrs/) o comunicación escrita radicada en cualquiera de las sedes.

Consultas: se responden en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo. Si no es posible responder en ese plazo, se informa al titular el motivo y la fecha de respuesta, que no supera los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).

Reclamos: deben contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificación y los documentos que lo soporten. Si el reclamo está incompleto, el Colegio pide completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; pasados dos (2) meses sin respuesta se entiende desistido. Si el Colegio no es competente, lo traslada a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles e informa al titular. Mientras se resuelve, el dato lleva la leyenda “reclamo en trámite”. El plazo máximo de respuesta es de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente al recibo; si no es posible, se informa el motivo y la nueva fecha, que no supera los ocho (8) días hábiles siguientes (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012).

El titular solo puede presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar este trámite ante el Colegio.

11. Encargados, transmisión y transferencia de datos

El Colegio usa proveedores que tratan datos por su cuenta, bajo contratos que les exigen confidencialidad, seguridad y uso exclusivo para las finalidades autorizadas. Entre ellos están HubSpot (gestión de relaciones con familias y formularios del sitio web), Phidias (plataforma académica y pagos) y Google Workspace (correo y documentos). Algunos de estos proveedores almacenan la información en servidores fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. En esos casos el Colegio solo transfiere datos con la autorización del titular y con garantías contractuales de protección equivalentes a las de la ley colombiana (artículo 26 de la Ley 1581 de 2012). El Colegio no vende ni cede datos personales a terceros para fines distintos de los aquí descritos.

12. Seguridad

El Colegio adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger la información: control de accesos por rol, contraseñas y autenticación en las plataformas, cifrado en las comunicaciones del sitio web (HTTPS), copias de seguridad, acuerdos de confidencialidad con el personal y los proveedores, y procedimientos de atención de incidentes. Ante un incidente de seguridad que afecte datos personales, el Colegio lo gestiona y, cuando corresponda, lo informa a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los titulares.

13. Videovigilancia, fotografías y video

Las sedes cuentan con cámaras de videovigilancia con fines de seguridad, señalizadas con avisos visibles; las grabaciones se conservan por un periodo limitado y solo se entregan a autoridades competentes. Las fotografías y videos de estudiantes para el sitio web, redes sociales o material institucional se publican únicamente con autorización escrita, previa y específica del representante legal, que puede revocarse en cualquier momento.

14. Cookies y analítica del sitio web

El sitio web usa cookies propias y de terceros (HubSpot y herramientas de Google, entre ellas los mapas de Google Maps de las sedes) para su funcionamiento, para medir el uso y, si el usuario lo acepta, para fines de mercadeo. Al ingresar, el usuario puede aceptar o rechazar las cookies no esenciales en el aviso de cookies y cambiar su decisión en cualquier momento. El detalle de las cookies se describe en el propio aviso.

15. Vigencia

Las bases de datos se conservan mientras dure la relación con el titular y durante los plazos exigidos por las normas educativas, contables y de archivo. Los cambios sustanciales a esta política se publican en el sitio web y, cuando afecten las finalidades, se informan a los titulares antes de aplicarlos.